Do zakresu działania Referatu Ogólnego i Spraw Obywatelskich należy w szczególności:
- gospodarka lokalami biurowymi w Urzędzie,
- planowanie i realizacja remontów prowadzonych w Urzędzie,
- sporządzanie sprawozdań z realizacji budżetu,
- ubezpieczania mienia Urzędu,
- nadzór nad ochroną mienia Urzędu,
- zakup wyposażenia,
- ewidencjonowanie sprzętu i wyposażenia referatów i pracowników,
- pomoc techniczna przy przygotowaniu imprez organizowanych przez Wójta na rzecz mieszkańców Gminy,
- przygotowywanie materiałów oraz współpraca z pracownikiem ds. zamówień publicznych w celu przeprowadzenia procedur na zamówienia publiczne dotyczące dostaw i usług dla Urzędu,
- przyjmowanie korespondencji od klientów i jej rejestracja,
- przekazywanie korespondencji do adresata,
- potwierdzanie otrzymanego pisma na żądanie składającego pismo,
- wysyłanie korespondencji - prowadzenie ksiąg pocztowych nadawczych dla korespondencji poleconej i zwykłej urzędu oraz dla korespondencji związanej z podatkami,
- udzielanie wszelkich informacji klientom i kierowanie ich do właściwych komórek organizacyjnych,
- wydawanie druków, wniosków stosowanych w Urzędzie,
- stwierdzanie zgodności odpisu z oryginałem w zakresie określonym odrębnymi przepisami,
- potwierdzanie własnoręczności podpisu w zakresie określonym odrębnymi przepisami,
- bezzwłoczne zwracanie mylnie doręczonej korespondencji do urzędu pocztowego,
- prowadzenie spraw bieżących związanych z eksploatacją budynku Urzędu,
- prowadzenie spraw meldunkowych,
- prowadzenie dokumentacji ewidencyjnej mieszkańców Gminy,
- prowadzenie rejestrów wyborców, sporządzanie spisów wyborców oraz innych wykazów wymaganych ustawami,
- świadczenie usług z dokumentów ewidencyjnych i dowodów tożsamości – określonych przepisami prawa,
- udostępnianie danych ze zbiorów ewidencji ludności,
- prowadzenie kwartalnej sprawozdawczości z rejestru wyborców,
- prowadzenie postępowań w sprawach zameldowania i wymeldowania z pobytu stałego i czasowego.
- z zakresu działalności gospodarczej:
- przyjmowanie i weryfikacja wniosków CEIDG-1;
- przekształcanie wniosków CEIDG-1 na formę dokumentu elektronicznego;
- wydawanie potwierdzeń przyjęcia wniosków CEIDG-1;
- wykonywanie innych prac zleconych organowi gminy związanych z prowadzeniem Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.
- gromadzenie danych o wpisaniu przedsiębiorców do Krajowego Rejestru Sądowego.
- wydawanie zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych przeznaczonych do spożycia na miejscu lub poza miejscem sprzedaży,
- wydawanie zaświadczeń dotyczących dokonania wniesienia opłaty za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych,
- rozliczanie i pobieranych opłat za wydane zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych,
- prowadzenie kontroli rzetelności oświadczeń o wartości sprzedaży napojów alkoholowych, naliczonej przez przedsiębiorcę opłaty za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych.
- zapewnienie czystości oraz schludnego wyglądu budynku urzędu i dbałość o estetykę ich otoczenia,
- nadzór nad pracą pracowników obsługowych,
- gospodarka pieczęciami urzędowymi, ich zamawianie i rejestracja, nadzór nad ich przechowywaniem,
- zapewnienie obsługi organizacyjnej, kancelaryjnej i administracyjnej Wójta, Sekretarza,
- przyjmowanie klientów zgłaszających skargi i wnioski oraz organizowanie ich kontaktów z Wójtem i Sekretarzem,
- udostępnianie informacji w zakresie uregulowanym przepisami ustawy o dostępie do informacji publicznej,
- prowadzenie zgodnie z zobowiązującymi przepisami archiwum zakładowego,
- przekazywanie zasobów archiwalnych do archiwum państwowego,
- organizowanie, co najmniej raz na rok, archiwizowania dokumentów,
- powadzenie spraw związanych z wydawaniem dowodów osobistych,
- prenumerata czasopism, wydawnictw i prowadzenie ewidencji w tym zakresie,
- zakup książek na potrzeby urzędu i prowadzenie ich ewidencji,
- zaopatrzenie w materiały biurowe -prowadzenie magazynu materiałów biurowych,
- zaopatrzenie w środki czystości,
- w zakresie obsługi Rady Gminy:
- przygotowywanie i merytoryczna obsługa sesji, posiedzeń komisji stałych i doraźnych oraz spotkań z wyborcami,
- organizowanie inicjowanych przez Radę lub przewodniczącego Rady obchodów świąt państwowych i rocznic,
- prowadzenie ewidencji i zbiorów opinii i wniosków komisji oraz zapytań radnych,
- informowanie o sposobie załatwienia wniosków i interpelacji,
- merytoryczna, organizacyjna obsługa przewodniczącego i wiceprzewodniczącego Rady,
- wykonywanie zadań związanych z wyborami w zakresie należącym do Rady na podstawie ordynacji wyborczej oraz innych ustaw (ławnicy),
- wykonywanie zadań związanych z referendum gminnym,
- sporządzanie dokumentacji pracy Rady i komisji oraz odpowiednie przygotowanie tych akt do archiwum zakładowego,
- organizowanie załatwiania skarg i wniosków należących do właściwości Rady,
- prowadzenie zbioru, rejestru uchwał Rady i przekazywanie podjętych uchwał przez Radę na odpowiednie stanowiska pracy oraz adresatom zewnętrznym.
- w zakresie Punktu Obsługi Klienta:
- udzielanie interesantom pełnej informacji w sprawach dotyczących Urzędu i Gminy, w szczególności o
- miejscu, sposobie i terminie załatwiania spraw w Urzędzie,
- strukturze Urzędu
- jednostkach organizacyjnych Urzęd
- przygotowywanie we współpracy z komórkami merytorycznymi i wydawanie druków zgodnie z obowiązującymi procedurami dla spraw realizowanych przez komórki merytoryczne,
- przyjmowanie, rejestracja, rozdział i wysyłanie korespondencji zewnętrznej i wewnętrznej Urzędu,
- dokonywanie weryfikacji i sprawdzenia kompletności dokumentów składanych przez klienta,
- udzielanie bieżącej informacji publicznej,
- zaopatrywanie Urzędu w wydawnictwa fachowe, obowiązujące druki, prasę,
- administrowanie badaniami ankietowymi w zakresie obsługi klienta prowadzonymi przez Urząd,
- prowadzenie doręczeń przesyłek adresatom miejscowym,
- wydawanie druków i formularzy niezbędnych do załatwienia spraw w poszczególnych referatach Urzędu oraz uzyskanie pomocy w ich wypełnieniu
- wydawanie specyfikacji przetargowych,
- przyjmowanie ofert do organizowanych przetargów, konkursów i naborów,
- prowadzenie rejestru informacji wywieszanych na tablicach ogłoszeń Urzędu Gminy,
* WYCIĄG z Zarządzenie Nr 218/2015 Wójta Gminy Wisznia Mała z dnia 31 grudnia 2015 r. w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy Wisznia Mała