Do zakresu działania Referatu Ogólnego i Spraw Obywatelskich należy w szczególności:

  • gospodarka lokalami biurowymi w Urzędzie,
  • planowanie i realizacja remontów prowadzonych w Urzędzie,
  • sporządzanie sprawozdań z realizacji budżetu,
  • ubezpieczania mienia Urzędu,
  • nadzór nad ochroną mienia Urzędu,
  • zakup wyposażenia,
  • ewidencjonowanie sprzętu i wyposażenia referatów i pracowników,
  • pomoc techniczna przy przygotowaniu imprez organizowanych przez Wójta na rzecz mieszkańców Gminy,
  • przygotowywanie materiałów oraz współpraca z pracownikiem ds. zamówień publicznych w celu przeprowadzenia procedur na zamówienia publiczne dotyczące dostaw i usług dla Urzędu,
  • przyjmowanie korespondencji od klientów i jej rejestracja,
  • przekazywanie korespondencji do adresata,
  • potwierdzanie otrzymanego pisma na żądanie składającego pismo,
  • wysyłanie korespondencji - prowadzenie ksiąg pocztowych nadawczych dla korespondencji poleconej i zwykłej urzędu oraz dla korespondencji związanej z podatkami,
  • udzielanie wszelkich informacji klientom i kierowanie ich do właściwych komórek organizacyjnych,
  • wydawanie druków, wniosków stosowanych w Urzędzie,
  • stwierdzanie zgodności odpisu z oryginałem w zakresie określonym odrębnymi przepisami,
  • potwierdzanie własnoręczności podpisu w zakresie określonym odrębnymi przepisami,
  • bezzwłoczne zwracanie mylnie doręczonej korespondencji do urzędu pocztowego,
  • prowadzenie spraw bieżących związanych z eksploatacją budynku Urzędu,
  • prowadzenie spraw meldunkowych,
  • prowadzenie dokumentacji ewidencyjnej mieszkańców Gminy,
  • prowadzenie rejestrów wyborców, sporządzanie spisów wyborców oraz innych wykazów wymaganych ustawami,
  • świadczenie usług z dokumentów ewidencyjnych i dowodów tożsamości – określonych przepisami prawa,
  • udostępnianie danych ze zbiorów ewidencji ludności,
  • prowadzenie kwartalnej sprawozdawczości z rejestru wyborców,
  • prowadzenie postępowań w sprawach zameldowania i wymeldowania z pobytu stałego i czasowego.
  • z zakresu działalności gospodarczej:
    • przyjmowanie i weryfikacja wniosków CEIDG-1;
    • przekształcanie wniosków CEIDG-1 na formę dokumentu elektronicznego;
    • wydawanie potwierdzeń przyjęcia wniosków CEIDG-1;
    • wykonywanie innych prac zleconych organowi gminy związanych z prowadzeniem Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.
  • gromadzenie danych o wpisaniu przedsiębiorców do Krajowego Rejestru Sądowego.
  • wydawanie zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych przeznaczonych do spożycia na miejscu lub poza miejscem sprzedaży,
  • wydawanie zaświadczeń dotyczących dokonania wniesienia opłaty za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych,
  • rozliczanie i pobieranych opłat za wydane zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych,
  • prowadzenie kontroli rzetelności oświadczeń o wartości sprzedaży napojów alkoholowych, naliczonej przez przedsiębiorcę opłaty za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych.
  • zapewnienie czystości oraz schludnego wyglądu budynku urzędu i dbałość o estetykę ich otoczenia,
  • nadzór nad pracą pracowników obsługowych,
  • gospodarka pieczęciami urzędowymi, ich zamawianie i rejestracja, nadzór nad ich przechowywaniem,
  • zapewnienie obsługi organizacyjnej, kancelaryjnej i administracyjnej Wójta, Sekretarza,
  • przyjmowanie klientów zgłaszających skargi i wnioski oraz organizowanie ich kontaktów z Wójtem i Sekretarzem,
  • udostępnianie informacji w zakresie uregulowanym przepisami ustawy o dostępie do informacji publicznej,
  • prowadzenie zgodnie z zobowiązującymi przepisami archiwum zakładowego,
  • przekazywanie zasobów archiwalnych do archiwum państwowego,
  • organizowanie, co najmniej raz na rok, archiwizowania dokumentów,
  • powadzenie spraw związanych z wydawaniem dowodów osobistych,
  • prenumerata czasopism, wydawnictw i prowadzenie ewidencji w tym zakresie,
  • zakup książek na potrzeby urzędu i prowadzenie ich ewidencji,
  • zaopatrzenie w materiały biurowe -prowadzenie magazynu materiałów biurowych,
  • zaopatrzenie w środki czystości,
  • w zakresie obsługi Rady Gminy:
    • przygotowywanie i merytoryczna obsługa sesji, posiedzeń komisji stałych i doraźnych oraz spotkań z wyborcami,
    • organizowanie inicjowanych przez Radę lub przewodniczącego Rady obchodów świąt państwowych i rocznic,
    • prowadzenie ewidencji i zbiorów opinii i wniosków komisji oraz zapytań radnych,
    • informowanie o sposobie załatwienia wniosków i interpelacji,
    • merytoryczna, organizacyjna obsługa przewodniczącego i wiceprzewodniczącego Rady,
    • wykonywanie zadań związanych z wyborami w zakresie należącym do Rady na podstawie ordynacji wyborczej oraz innych ustaw (ławnicy),
    • wykonywanie zadań związanych z referendum gminnym,
    • sporządzanie dokumentacji pracy Rady i komisji oraz odpowiednie przygotowanie tych akt do archiwum zakładowego,
    • organizowanie załatwiania skarg i wniosków należących do właściwości Rady,
    • prowadzenie zbioru, rejestru uchwał Rady i przekazywanie podjętych uchwał przez Radę na odpowiednie stanowiska pracy oraz adresatom zewnętrznym.
  • w zakresie Punktu Obsługi Klienta:
    1. udzielanie interesantom pełnej informacji w sprawach dotyczących Urzędu i Gminy, w szczególności o
      • miejscu, sposobie i terminie załatwiania spraw w Urzędzie,
      • strukturze Urzędu
      • jednostkach organizacyjnych Urzęd
    2. przygotowywanie we współpracy z komórkami merytorycznymi i wydawanie druków zgodnie z obowiązującymi procedurami dla spraw realizowanych przez komórki merytoryczne,
    3. przyjmowanie, rejestracja, rozdział i wysyłanie korespondencji zewnętrznej i wewnętrznej Urzędu,
    4. dokonywanie weryfikacji i sprawdzenia kompletności dokumentów składanych przez klienta,
    5. udzielanie bieżącej informacji publicznej,
    6. zaopatrywanie Urzędu w wydawnictwa fachowe, obowiązujące druki, prasę,
    7. administrowanie badaniami ankietowymi w zakresie obsługi klienta prowadzonymi przez Urząd,
    8. prowadzenie doręczeń przesyłek adresatom miejscowym,
    9. wydawanie druków i formularzy niezbędnych do załatwienia spraw w poszczególnych referatach Urzędu oraz uzyskanie pomocy w ich wypełnieniu
    10. wydawanie specyfikacji przetargowych,
    11. przyjmowanie ofert do organizowanych przetargów, konkursów i naborów,
    12. prowadzenie rejestru informacji wywieszanych na tablicach ogłoszeń Urzędu Gminy,


    * WYCIĄG z Zarządzenie Nr 218/2015 Wójta Gminy Wisznia Mała z dnia 31 grudnia 2015 r. w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy Wisznia Mała